עקב הגרעון התקציבי והחלטת רשות המסים להגביר את המאבק בהון השחור, שלהערכתם מגיע לכ- 185 מיליארד ₪ בשנה, מצאנו לנכון לחדד נהלים עבור לקוחותינו במקרים של ביקורת מס הכנסה.
מבקרים של מס הכנסה מופיעים בעסק בהפתעה וללא הודעה מוקדמת, הם יופיעו בזוגות, יהיו נחמדים ואדיבים ברוב המקרים ויבקשו לבדוק מסמכים הקשורים לעסק, כגון: מזומנים בקופה, פנקסי חשבונות ופרטי חשבון הבנק, כמו כן יבקשו הסברים על פעילות והיקף העסק ובעליו.
פעמים רבות כמהלך מקדים לביקורת הנ"ל המבקרים "יתחפשו" ללקוחות מן השורה, יבצעו קניה במקום העסק על מנת לבחון אם בעל העסק או עובדיו רושמים את התקבול במידי, מנפיקים קבלה באותו הרגע ומנהלים את ספרי העסק כדין.
ראשית, כאשר יופיעו בעסק מבקרים אין צורך להיכנס ללחץ/פניקה. סגרו את בית העסק שלכם, תציעו למבקרים שתייה קרה או חמה, סיימו בינתיים את הטיפול בלקוחות הקיימים ותמנעו כניסה של לקוחות חדשים. לאחר שהתפניתם מהטיפול בלקוחות, התפנו למבקרים והתחילו את הביקורת.
הסיבות לעריכת הביקורת בעסק הן רבות, ברוב המקרים הביקורת מבוצעת בצורה אקראית באזור גאוגרפי מסוים בו המבקרים עוברים ודוגמים עסקים או דגימה של עסקים מענף מסוים, אך ישנם מקרים נוספים שגורמים למבקרים להגיע לעסק מסוים כגון:
דיווח לרשות המיסים של גורמים כמו לקוחות לא מרוצים או מתחרים כנגד העסק.
ביקורת שנובעת מתוך מחשבי רשות המסים עקב חריגות בפעילות העסק, כגון: תדירות גבוהה של בקשות להחזרי מע"מ.
ביקורת לקראת דיון במס הכנסה.
ביקורת שמתבצעת בסמוך לפתיחת העסק על מנת לבחון אם העסק הוא לא פיקטיבי והאם הוא בעל אותה פעילות כפי שתוארה בפני רשויות המס.
למבקרים יש זכות לבצע ביקורת בעסק בכל מועד, בעל העסק או עובדיו אינם רשאים לסרב לקבלם. המבקרים זכאים לבקר בכל מקום בעסק ולשאול שאלות בכל תחום, כל מה שיאמר להם על ידי בעל העסק או עובדיו ירשם על ידם. בסיום הביקורת המבקרים ימסרו לבעל העסק עותק חתום מהדו"ח שהכינו. חשוב לבדוק בזמן אמת את הדו"ח ולראות שהנרשם תואם את מה שנאמר לכם על ידם לגבי ממצאי הביקורת. במידה והממצאים לא תואמים יש להתעקש כי יתקנו את הדו"ח לפני שיעזבו את העסק (תיקון הדו"ח במועד מאוחר יותר יהיה הרבה יותר קשה).
במידה ולא נמצאו ליקויים על ידי המבקרים, יש לבקש כי יציינו זאת בצורה מפורשת בגוף הדו"ח במילים "לא נמצאו ליקויים" כמובן לא לשכוח לבקש עותק מכל טופס שנרשם. את ההעתק יש להעביר מיד לרואה החשבון.
יש לענות תשובות ברורות ונכונות לשאלות המבקרים, לא לנסות לשקר או "למרוח" אותם, במידה והשאלה מסובכת או שאינכם יודעים כיצד לענות עליה מחשש להסתבכות יש להגיד משהו בסגנון "אדוני, הביקורת הזאת מלחיצה אותי ולכן איני בטוח במה שאני אומר בשלב זה, תכתוב את הממצאים כפי שאתה רואה אותם ומאוחר יותר אני אספק לך הסבר".
כך במידה ובעל העסק יוזמן לאחר הביקורת לתת הסברים במשרדי מס הכנסה/מע"מ יוכל לספק הסבר מיטבי ולא יהיה שרוי במצב נחיתות מול רשויות המס עקב שינוי תכוף בגרסאות.
כמו שנאמר, לרוב המבקרים יהיו אדיבים ונחמדים ואפילו "יסתחבקו" עם בעל העסק, ישתו עמו קפה בבית העסק והאווירה תהיה חברית, אך יש לזכור – אתם לא חברים ואתם בעלי אינטרסים מנוגדים.
יש לענות למבקרים בצורה עניינית, אין לפרט ולהרחיב בתשובות מעבר לנדרש, אין להתייעץ עימם ואין לשאול שאלות מקצועיות.
קרו מקרים שבעלי עסקים נפלו במלכודת "הנחמדות" , בעל עסק שהבין כי ניתן לסמוך על המבקרים אחרי האווירה החברית שהייתה בזמן הביקורת ושאל את המבקרים שאלה מקצועית שהעידה כי אינו בקיא בנושא ניהול ספרים והעידה כי אינו מנהל את ספריו על פי דין. המבקרים התעמקו, גילו כי אכן בעל העסק לא ניהל כדין את ספריו ופסלו את ספריו. תקפידו להתייעץ עם רואה החשבון שלכם בנוגע לעניינים מקצועיים.
במקרים בהם נערכת בעסק ביקורת במסגרת הערכות לקראת דיון שומה, נוהל הביקורת יהיה שונה מהנוהל הרגיל. במקרה זה, יגיע לבית העסק המפקח שמתוכנן לקיים את הדיון. המפקח מגיע על מנת ללמוד את העסק לקראת הדיון, להתרשם מהפעילות, מבעל העסק, העובדים וממצב העסק.
המפקח ינסה ללמוד על רמת הרווחיות של העסק, על כמות הפעילות והמחזור היומי. המפקח ידגום מוצר וישאל כמה המוצר עלה לבעל העסק ובכמה הוא מוכר אותו. יש להבין כי תשובתכם לגבי המוצר תשמש כבסיס לדיון, לכן, אם המוצר נמכר בהנחה יש להגיד זאת למפקח. במידה והמפקח דגם את המוצר הכי יקר שלכם הוא יניח שהרווחיות של מוצר זה הינה הרווחיות הממוצעת שלכם, לכן חשוב לספק הסברים למפקח ולעדכן אותו לגבי כל מוצר, הנחות וכו'.
המבקרים אינם רשאים לערוך חיפוש בעסק, הם כן רשאים לקבל הסברים על מסמכי העסק ומוצריו כגון: מלאי, קופה, מכונות, פנקסים, מסמכים פעולות בנק וכו'. על בעל העסק לגלות למבקרים היכן המסמכים נמצאים במידה והמבקרים ישאלו (זכרו- לא מנדבים מידע, רק עונים על שאלות).
רק כאשר בעל העסק מפנה את המבקר למקום מסוים בתוך העסק, רשאי המבקר להיכנס למקום זה.
הסמכות לחיפוש צריכה להינתן בהוראה מיוחדת לפי סעיף 227(2) לפקודה. כלומר, המבקרים אינם רשאים לערוך חיפוש בעסק ובטח שלא לערוך חיפוש על גופם של המבוקרים או לבקש מהמבוקרים לרוקן את כיסיהם.
חריג לכלל זה הוא במידה ובעל העסק יודיע למבקרים שקופת העסק נמצאת בכיסו, או מסמך, או תקבול עסקי, או שקיים יסוד סביר להניח (המבקרים ראו מסמכים עסקיים) כי כך הדבר, יש למבקרים הסמכות לדרוש מבעל העסק להראות להם את המסמך או התקבול שנמצאים בכליו או על גופו.
הסמכות לערוך ביקורת אינה מוגבלת למקום ניהול העסק בלבד ויכולה להתרחב לבית מגוריו של הנישום או לכל מקום אחר שם מסמכיו העסקיים נמצאים (כגון, משרד רואה החשבון שלו).
ביקורת בבית מגורי הנישום טעונה ברגישות מיוחדת, שנובעת מאפשרות של מפגש עם בני ביתו של הנישום כולל ילדיו ופגיעה של ביקורת כזאת בשמו הטוב כלפי בני ביתו או שכניו.
לכן, עקב רגישות זאת חיפוש בבית הנישום ייערך רק על פי צו בית משפט או הסכמתו המפורשת של בעל העסק, כשבעל העסק נוכח בעת החיפוש, רצוי בליווי מספר עדים.
טיפים לבעלי עסקים לצמצום החשיפה בעת הביקורת
עסקים בהם אין קופה- יש לשמור על רישום כרונולוגי בפנקס החשבוניות/קבלות, יש לרשום את שם הלקוח, השירות או המוצר שנמכר ועלותו, את המקור (הספח הלבן) יש למסור ללקוח, במידה והלקוח סירב לקבלו, יש לזרוק את הספח הלבן- לא להשאירו בפנקס (מעלה חשד של רישום רטרואקטיבי).
ספר הזמנות – ספר חשוב שגורם לכמות הרבה ביותר של פסילות ספרים- יש לנהל ספר הזמנות כרוך, שבו יירשמו כל ההזמנות, פרט לשירות המבוצע בנוכחות המזמין במקום עסקו הקבוע של נותן השירות ונערך לגביו התיעוד הנדרש מיד בגמר השירות (הנפקת חשבונית).
אם נרשמו בזמן קבלת ההזמנה התאריך, שם המזמין, מענו ותיאור השירות המוזמן בחשבונית – אין חובה לרשום הזמנה זו בספר הזמנות. במידה ושירות בוטל אין למחוק את ההזמנה מספר ההזמנות-יש לרשום הערה שלקוח ביטל.
אין לזרוק ספר הזמנות של שנים קודמות (עד 7 שנים), אין לקרוע דפים מספר ההזמנות, או למחוק בטיפקס.
בעסקים שבהם ישנם מחירים קבועים למוצריהם או שירותיהם, יש להציג מחירון בעסק או לדאוג שיהיה מחירון כזה בהישג יד.
יש לשמור בקלסר מוגדר את טפסי הבנק השונים (טפסי הפקדות של מזומנים ושיקים) יתכן ותדרשו להציג אותם, יש לדאוג להתאמה מלאה בין הפקדות בבנק לבין רישום של תקבולים בקופה או בפנקס החשבוניות.
יש לוודא שבמקום העסק לא נמצאים מזומנים/שקים שלא נרשמו בספרים, במידה ויש כאלה, נטל ההוכחה הוא על בעל העסק שכספים אלו הם אישיים ולא עסקיים, דבר זה יהיה מאוד קשה להוכחה ובעל העסק מסתכן בפסילת ספרים או אף בפתיחת הליך פלילי כנגדו.
עסקים בהם קיימת קופה רושמת – נהלים מיוחדים
לרוב המבקרים מבקשים לראות סרט ביקורת בנקודת זמן מוגדרת בעבר, יש לדאוג לספק זאת למבקרים, אם על ידי החלפת קופה רושמת מיושנת במכונה חדשה שקיימת בה אפשרות זאת.
כמו כן, מומלץ להיות מרוכז וערני בהדרכה שמקבלים בעת קניית הקופה הרושמת.
מספר עצות לגבי שימוש יומיומי בקופה הרושמת
יש לפתוח ולסגור כל יום את הקופה הרושמת, לא לעשות סיכום ביניים אלא לסגור.
הלקוח ישמור את סרטי הביקורת למשך תקופה של 7 שנים.
בסיום כל חודש, יש להוציא סיכום תקופתי.
בקופות מתקדמות (כמו נורית 2159) יש כרטיס זיכרון חיצוני שמאפשר לשלוף מחדש מידע. יש לוודא כל יום שבעת הסגירה נראה כיתוב "סרט הביקורת נשמר".
המבקרים בודקים אם קיימת התאמה בין סרט הקופה היומי לבין תוכן הקופה (ספירת מזומן/שיקים/כרטיסי אשראי). יש לבצע ספירה בצורה מוקפדת של תוכן הקופה ולוודא כי הספירה תואמת לספירת המבקרים.
במידה ולקוח לא לקח את הקבלה/חשבונית שמסרתם יש לזרוק אותה לפח במיידי.
הכותב הוא קליימן יונתן, רואה חשבון ושותף מייסד במשרד "זיידה ושות" – משרדנו הינו משרד רואה חשבון בתל אביב ואנו מתמחים ומובילים בפתיחת תיקים, הנהלת חשבונות וליווי לכל סוגי העסקים, החל מעסקים פטורים ומורשים ועד לחברות בע"מ.
https://www.k-w.co.il
Comments